Schritt 1: Neues Memo erstellen
Öffne SignPilot auf dem Smartphone. Tippe auf das + Symbol → Neues Memo. Du siehst drei Snippet-Typen: Text (Notiz tippen), Audio (Sprache aufnehmen), Foto (Bild aufnehmen oder aus Galerie). Für den Baustelleneinsatz startest du typischerweise mit Audio.
Schritt 2: Audio aufnehmen
Tippe auf den Mikrofon-Button und sprich frei. Kein Formular, keine Felder — einfach beschreiben was du siehst:
"Bäckerei Müller, Hauptstraße 12, Saarbrücken. Schaufensterfront mit 4 Fenstern, geschätzt 150 mal 110 Zentimeter pro Stück. Milchglasfolie, der Kunde möchte 3M Crystal. Eine Eingangstür mit Glaseinsatz, Öffnungszeiten in weißer Plotschrift. Montage soll Donnerstag sein, der Laden hat morgens bis 11 Uhr zu. Ansprechpartner ist Herr Müller, Handynummer steht im Kontakt."
Aufnahme stoppen. Das war ein Snippet — du kannst beliebig viele Snippets in ein Memo packen. Zum Beispiel ein zweites Audio-Snippet für Sonderwünsche oder Probleme: "Achtung, Fenster 3 hat einen Rollladen der nicht ganz hochgeht, muss beim Aufmaß berücksichtigt werden."
Schritt 3: Fotos zuordnen
Tippe auf das Kamera-Symbol und mach Fotos: Gesamtansicht der Fassade, Detail der Fenster, Eingangstür, eventuelle Probleme (Rollladen, Kabel, Lüftungsgitter die im Weg sind). Jedes Foto wird als eigenes Snippet dem Memo hinzugefügt — automatisch mit GPS-Koordinaten und Zeitstempel.
Tipp: Mach die Fotos bevor du diktierst. Dann siehst du beim Diktieren die Fotos als Referenz und vergisst kein Detail.
Schritt 4: KI transkribiert
Tippe auf "Transkribieren". Whisper verarbeitet alle Audio-Snippets in Text — dauert 2-5 Sekunden pro Minute Audio. Die KI erkennt automatisch:
Kontaktdaten: "Bäckerei Müller, Hauptstraße 12, Saarbrücken" → Kunde wird zugeordnet oder als Neu vorgeschlagen.
Materialien: "Milchglasfolie 3M Crystal", "Plotschrift weiß" → Material-Tags werden gesetzt.
Maße: "150 mal 110 Zentimeter" → werden als strukturierte Maßangaben extrahiert.
Termine: "Montage Donnerstag" → Termin-Vorschlag im Kalender.
Das Memo wechselt automatisch in den Status "Transkribiert".
Schritt 5: Positionen generieren
Tippe auf "KI-Positionen". Die KI nimmt den transkribierten Text, erkennt die einzelnen Leistungen und erstellt Angebotspositionen:
Position 1: 4× Fenster 150×110cm Milchglasfolie 3M Crystal — Fläche: 6,6m² — Preis: X€
Position 2: 1× Eingangstür Öffnungszeiten Plotschrift weiß — Preis: X€
Position 3: Montage pauschal — Preis: X€
Position 4: Anfahrt — Preis: X€
Jede Position hat eine KI-Preisbegründung basierend auf regionalen Marktdaten.
Schritt 6: Angebot erstellen und versenden
Tippe auf "Angebot erstellen". Die Positionen werden in ein formatiertes Angebot überführt — mit Firmenlogo, Kundendaten, Positionstabelle, MwSt, Zahlungsbedingungen und der KI-Preisbegründung. PDF generieren, per Mail versenden — oder als Link über das Kunden-Portal mit digitaler Freigabe-Funktion.
Alternativ: "Job erstellen" überspringt das Angebot und erstellt direkt einen Auftrag im Kanban-Board — für Stammkunden oder Aufträge die bereits mündlich bestätigt wurden.
Status-Workflow
Jedes Memo durchläuft Statuswechsel: Entwurf (Aufnahme läuft) → Transkribiert (KI hat verarbeitet) → Review (du prüfst) → Finalisiert (freigegeben). Finalisierte Memos können nicht mehr verändert werden — sie dienen als Dokumentation des Auftrags.
Tipps für den Alltag
Ein Memo pro Baustelle. Mische nicht mehrere Kunden in einem Memo. Das macht die Zuordnung sauber und die Suche einfach.
Materialbezeichnungen aussprechen. "3M Crystal Milchglasfolie" statt "MiGla". Die KI erkennt Markennamen besser als interne Kürzel.
Maße mit Einheit nennen. "150 Zentimeter" statt "eins-fünfzig". Einheiten verbessern die Erkennungsrate deutlich.
Probleme diktieren. "Achtung, Rollladen geht nicht hoch" — solche Infos gehen auf dem Zettel verloren, im Memo bleiben sie erhalten.